La situación
El chat de grupo es la bóveda.
En la mayoría de las pequeñas empresas, el verdadero almacén de datos de acceso es el historial de un chat. Alguien preguntó por la contraseña de la wifi en 2021, y la respuesta sigue ahí, junto con los datos de acceso al portal de proveedores y el código de la puerta trasera.
Este historial de chat sobrevive a la pertenencia al equipo. Todas las personas que hayan formado parte del equipo en algún momento pueden desplazarse hacia atrás, y nadie revisará el historial.
La solución no es un software empresarial. Es decidir guardar los datos de acceso compartidos en un objeto que permanezca en el negocio. Quien deje el equipo también dejará ese objeto.
Una distribución práctica
Una tarjeta por área, no por persona.
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I
### Atención al cliente
Una tarjeta en la caja fuerte con todo lo que necesita el personal de atención al cliente. Sin accesos financieros.
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II
### Administración
Una tarjeta en manos de la persona que se ocupa de las finanzas: operaciones bancarias, nóminas y portales de proveedores.
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III
### Copia para la persona propietaria
Una tarjeta que lo contiene todo y se guarda fuera del local.
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IV
### Cuando alguien se va
Reescribe la tarjeta a la que tenía acceso esa persona y cambia los datos de acceso que estaban guardados en ella. Una tarea, una tarde.
La rotación de personal es normal.
El acceso permanente no lo es.