La situazione
La chat di gruppo è la cassaforte.
Nella maggior parte delle piccole aziende, il vero archivio delle credenziali è una cronologia delle chat. Nel 2021 qualcuno ha chiesto la password del Wi-Fi e la risposta è ancora lì, insieme alle credenziali del portale dei fornitori e al codice della porta sul retro.
Questa cronologia sopravvive all’appartenenza al team. Chiunque ne abbia fatto parte prima o poi può scorrere indietro e nessuno controllerà la cronologia.
La soluzione non è un software aziendale. È decidere di conservare le credenziali condivise su un oggetto che rimane in azienda. Chi lascia il team lascia anche questo oggetto.
Una suddivisione pratica
Una carta per area, non per persona.
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I
### Area clienti
Una carta nella cassaforte con tutto ciò che serve al personale dell’area clienti. Nessun accesso finanziario.
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II
### Amministrazione
Una carta presso la persona che si occupa delle finanze: operazioni bancarie, gestione delle buste paga, portali dei fornitori.
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III
### Copia per la titolare o il titolare
Una carta che contiene tutto e viene conservata fuori dai locali dell’azienda.
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IV
### Quando qualcuno se ne va
Riscrivi la carta a cui la persona aveva accesso e cambia le credenziali che vi erano salvate. Un compito, un pomeriggio.
Il ricambio del personale è normale.
L’accesso permanente non lo è.