De situatie
De groepschat is de kluis.
In de meeste kleine bedrijven is een chatgeschiedenis de werkelijke opslagplaats voor toegangsgegevens. Iemand vroeg in 2021 naar het wifiwachtwoord en het antwoord staat er nog steeds, samen met de toegangsgegevens voor het leveranciersportaal en de code voor de achterdeur.
Deze chatgeschiedenis blijft bestaan nadat mensen het team hebben verlaten. Iedereen die ooit in het team zat, kan terugscrollen en niemand zal de geschiedenis controleren.
De oplossing is geen bedrijfssoftware. Het is de beslissing om gezamenlijke toegangsgegevens te bewaren op een voorwerp dat op het werk blijft. Wie het team verlaat, laat ook dit voorwerp achter.
Een praktische indeling
Eén kaart per afdeling, niet per persoon.
-
I
### Klantenzone
Een kaart in de kluis met alles wat medewerkers in de klantenzone nodig hebben. Geen financiële toegangen.
-
II
### Administratie
Een kaart bij de persoon die de financiën beheert: bankzaken, salarisadministratie, leveranciersportalen.
-
III
### Kopie voor de eigenaar
Een kaart met alles erop, die buiten de bedrijfsruimte wordt bewaard.
-
IV
### Als iemand vertrekt
Beschrijf de kaart opnieuw waartoe die persoon toegang had en wijzig de toegangsgegevens die erop waren opgeslagen. Eén taak, één middag.
Personeelswisselingen zijn normaal.
Permanente toegang niet.