Die Situation
Der Gruppenchat ist der Tresor.
In den meisten kleinen Unternehmen ist der eigentliche Speicher für Zugangsdaten ein Chatverlauf. Jemand hat 2021 nach dem WLAN-Passwort gefragt, und die Antwort steht immer noch dort, zusammen mit den Zugangsdaten zum Lieferantenportal und dem Code für die Hintertür.
Dieser Chatverlauf überdauert die Zugehörigkeit zum Team. Alle, die irgendwann einmal im Team waren, können zurückscrollen, und niemand wird den Verlauf überprüfen.
Die Lösung ist keine Unternehmenssoftware. Es ist die Entscheidung, gemeinsame Zugangsdaten auf einem Gegenstand aufzubewahren, der im Betrieb bleibt. Wer das Team verlässt, lässt auch diesen Gegenstand zurück.
Eine praktikable Aufteilung
Eine Karte pro Bereich, nicht pro Person.
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I
### Kundenbereich
Eine Karte im Safe mit allem, was die Mitarbeitenden im Kundenbereich brauchen. Keine Finanzzugänge.
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II
### Verwaltung
Eine Karte bei der Person, die sich um die Finanzen kümmert: Bankgeschäfte, Lohnabrechnung, Lieferantenportale.
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III
### Kopie für die Inhaberin oder den Inhaber
Eine Karte, die alles enthält und außerhalb der Geschäftsräume aufbewahrt wird.
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IV
### Wenn jemand geht
Beschreibe die Karte neu, auf die die Person Zugriff hatte, und ändere die Zugangsdaten, die darauf gespeichert waren. Eine Aufgabe, ein Nachmittag.
Personalwechsel sind normal.
Dauerhafter Zugriff ist es nicht.