A situação
O chat de grupo é o cofre.
Na maioria das pequenas empresas, o verdadeiro arquivo dos dados de acesso é o histórico de conversas. Em 2021, alguém perguntou pela palavra-passe do Wi-Fi, e a resposta continua lá, juntamente com os dados de acesso ao portal de fornecedores e o código da porta das traseiras.
Esse histórico de conversas sobrevive à permanência na equipa. Todas as pessoas que alguma vez fizeram parte da equipa podem recuar no histórico, e ninguém o irá verificar.
A solução não é software empresarial. É decidir guardar os dados de acesso partilhados num objeto que permaneça nas instalações. Quem sair da equipa deixa também esse objeto.
Uma divisão prática
Um cartão por área, não por pessoa.
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I
### Área de clientes
Um cartão no cofre com tudo aquilo de que as pessoas da área de clientes precisam. Sem acessos financeiros.
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II
### Administração
Um cartão com a pessoa responsável pelas finanças: operações bancárias, processamento salarial, portais de fornecedores.
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III
### Cópia para a proprietária ou o proprietário
Um cartão que contém tudo e é guardado fora das instalações da empresa.
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IV
### Quando alguém sai
Descreve novamente o cartão a que essa pessoa tinha acesso e altera os dados de acesso que estavam guardados nele. Uma tarefa, uma tarde.
A rotatividade de pessoal é normal.
O acesso permanente não.